Comment rester connecté avec vos équipes à distance avec Zoom, Slack, et un peu de créativité

Un grand nombre d’employés et professionnels devant rester chez eux actuellement en raison de la crise du COVID-19, il est plus important que jamais de rester en contact avec les autres, non seulement au niveau professionnel mais aussi personnel. A ce stade de l’épidémie, de nouvelles mesures s’imposent pour garantir que chacun reste connecté aux autres membres de son équipe à distance. Rester connecté permet de maintenir l’activité de l’entreprise durant ces temps difficiles, mais a également un large impact positif sur le moral des employés. Et maintenir la motivation des employés est plus que jamais d’une importance critique.

Lorsque l’on travaille ensemble dans un bureau il est facile d’entamer des conversations impromptues avec ses collègues. L’évocation de l’anniversaire d’un enfant ou d’un projet personnel à la maison semble plus naturelle en face à face que si elle a lieu par email ou sur Slack.

Non seulement ces conversations entretiennent les relations avec vos collègues de bureau mais elles permettent aussi parfois de communiquer des informations sur les projets en cours. Et lorsque vous êtes chez vous en télétravail, ces informations ont beaucoup de chances de passer aux oubliettes.

Quels sont donc les meilleurs moyens de maintenir le contact avec son équipe, de partager des informations importantes sur les travaux en cours tout en conservant des contacts personnels en ces temps d’incertitude et d’éloignement ?

Réunions quotidiennes pour toutes les équipes

Les réunions quotidiennes sont une pratique standard au sein des équipes de développement logiciel par exemple. Durant ces réunions de 10 à 15 minutes, les développeurs discutent des projets sur lesquels ils travaillent, des progrès qu’ils ont réalisés et de ce qu’ils prévoient de faire ensuite.

Pourquoi ne pas étendre cette pratique à toutes les équipes dans votre entreprise ? C’est une bonne idée d’avoir un point quotidien avec les membres de votre équipe à distance, non pas parce que vous vous demandez ce qu’ils font réellement, mais pour leur rappeler que vous êtes là pour eux, que vous êtes disponible pour toute question ou information, et que vous ne les oubliez pas.

Le maintien à la fois d’un sentiment de sécurité et d’un accès régulier aux informations est directement lié à la motivation et à la productivité des employés.

Prenez donc quelques minutes chaque matin pour une réunion Zoom avec les autres membres de votre équipe. Mélangeant informations professionnelles et quelques informations plus personnelles ou triviales, ces réunions permettront à chacun de démarrer la journée du bon pied.

Démarrer une nouvelle chaîne Slack

Slack est un média parfait pour y installer une nouvelle chaîne contenant des plaisanteries, des photos d’enfants et d’animaux de compagnie ou d’autres informations amusantes. Les cultures d’entreprise varient d’une organisation à une autre, et bien que certains secteurs d’activité soit plus formels que d’autres, il est temps de mettre un peu plus de fantaisie en encourageant des interactions plus personnelles avec vos collègues de travail.

Partager des contenus divertissants, photos ou vidéos par exemple, permet à votre équipe de souffler un peu en leur donnant le sourire, ce qui n’est pas inutile en ces temps difficiles. Et puisque nous sommes tous à la maison avec un peu de temps libre à notre disposition, certains de vos collègues peuvent avoir découvert un nouveau ‘hobby’. Commencer la peinture ? Se mettre à la guitare ? Produire son propre pain ? Pourquoi ne pas partager votre nouveau passe-temps ?

Une autre chaîne Slack à envisager pourrait accueillir les opinions et les discussions des employés sur leurs expériences du travail à distance, avec par exemple des articles intéressants, des astuces ou des photos.

Certaines équipes ont déjà créé ces chaînes non dédiées au travail quotidien, mais si vous ne l’avez pas encore fait, il s’agit d’une idée intéressante à creuser.

Animer une ‘Happy Hour’ virtuelle

IIl est probable que vous avez déjà invité vos amis ou votre famille au sein d’une visio conférence Zoom afin de garder le contact avec eux durant la période de confinement. Pourquoi ne pas procéder de même avec les membres de votre équipe de travail ?

Vous pouvez rester simple et vous contenter de fixer une date et une heure pour réunir tous vos collègues une verre à la main, ou faire plus convivial encore et communiquer la recette d’un cocktail spécifique à partager à cette occasion.

Vous pouvez même imaginer une activité en commun à laquelle chacun pourrait participer de chez soi. Partager par exemple une recette et inviter tout le groupe à cuisiner ensemble sur Zoom. Utilisez cette période de distanciation sociale pour engager des relations plus personnelles avec vos collègues.

Il est humain de vouloir voir le visage et entendre la voix de ses semblables, et de revenir à vie aussi normale que possible en ces temps difficiles.

Organiser des réunions d’information

Les réunions d’information sont extrêmement importantes durant des périodes d’incertitude. Peut-être en avez-vous eu une avant l’instauration du télétravail, mais cela fait des semaines que vos bureaux sont fermés et il est sans doute temps d’en organiser une autre. Comme mentionné plus haut, le maintien d’un accès régulier aux informations a un impact direct sur la motivation des employés, et chacun travaillant désormais à distance, la motivation est plus importante que jamais.

Il est possible que des changements importants se soient déjà produits ou que d’autres se profilent à l’horizon dans votre entreprise. Même s’il n’est pas possible de les maintenir informés au jour le jour, informer vos employés aussi régulièrement que possible aidera à apaiser leurs esprits en ces temps d’incertitude à la fois personnelle et professionnelle.

Une simple réunion rassemblant l’ensemble de vos collaborateurs peut signifier beaucoup pour des employés à distance qui pourraient manquer sinon d’informations dont ils ont besoin. En absence d’informations, il est tentant d’imaginer les scénarios les plus pessimistes. Soulagez votre équipe de ce fardeau en communiquant avec elle aussi régulièrement que possible.

Trouver de nouveaux modes de travail collaboratif

Il est possible que le travail en groupe n’était pas l’activité favorite de votre équipe il y a six mois, mais les circonstances ont changé. Si votre entreprise le permet, encouragez votre équipe à collaborer sur un projet commun et à passer plus de temps ensemble en mode virtuel. Le travail en groupe peut rompre la monotonie engendrée par la vision d’un seul écran toute la journée. Inviter votre équipe à réfléchir en groupe pour résoudre une énigme ou atteindre un objectif précis fait partie des directions possibles.

Rester créatif

Le télétravail touchant une grande partie des salariés dans notre pays, nous devons rester créatifs pour maintenir nos équipes motivées et connectées. Quel que soit votre secteur d’activité, compte tenu des changements intervenus depuis la mi-mars, il est probable que chaque membre de votre équipe est affecté par des sentiments tout à la fois d’insécurité, d’incertitude et de solitude.

Utilisez les astuces mentionnées plus haut pour alléger ces sentiments via de nouveaux contacts virtuels. Pour pourrez ainsi rester connecté avec vos équipes à distance jusqu’au retour à des conditions normales.