Le deep work planner ou le pouvoir de la planification journalière
Le Deep Work Planner est la formalisation d’un système personnel de productivité que j’ai peaufiné au cours des quinze dernières années. Il m’a permis, sur ce laps de temps, de décrocher un doctorat d’informatique au MIT puis d’obtenir une chaire de professeur à l’université de Georgetown, tout en publiant six livres grand public, dont plusieurs succès de librairie. Surtout, et c’est l’un des aspects qui, je le crois, différencient mon système des autres, j’ai accompli toutes ces choses sans jamais travailler après 17 h 30 – j’ai en effet besoin de mes soirées pour jouer à la bagarre avec mes trois jeunes enfants. Si j’ai pu faire tout cela, c’est grâce au système de productivité que j’ai mis au point : le planner que vous tenez entre vos mains vous permettra de l’appliquer à votre vie professionnelle.
Comme vous allez le voir dans les instructions qui vont suivre, mon système repose sur une stratégie simple mais puissante, connue sous le nom de time blocking. Pour la plupart des gens, la journée de travail consiste à rayer les différents points d’une to-do list dans les maigres plages de temps que leur laissent les réunions et la rédaction des réponses aux e-mails et autres messages instantanés. Au contraire, le time blocking nécessite de réfléchir en amont à la façon dont on souhaite employer la moindre minute de sa journée. Plutôt que d’essayer d’être vaguement « productif », il s’agit d’organiser son temps en créneaux assignés à des travaux précis. Passer ainsi d’une gestion des tâches à une gestion du temps représente un changement radical susceptible d’augmenter considérablement le volume de travail utile effectué, tout en procurant un sentiment rassurant de contrôler son emploi du temps.
Je n’ai pas inventé le time blocking. Du jour où l’on a commencé à s’intéresser sérieusement à la productivité personnelle, on a vanté les mérites de cette stratégie. Dans son autobiographie, Benjamin Franklin affirme : « Chacune de mes affaires doit avoir son temps propre. » Et de donner en exemple son propre emploi du temps, où ses heures éveillées sont réparties en créneaux dédiés chacun à une activité productive. Dans La Pratique de la direction des entreprises*, l’un des tout premiers livres de productivité, rédigé en 1967 et devenu un classique, Peter Drucker relaie les idées de Franklin en soulignant lui aussi la supériorité de la gestion du temps par rapport à celle des tâches : « D’après ce que j’ai pu constater, les dirigeants efficaces ne s’occupent pas en premier lieu de ce qu’ils ont à faire, mais de l’organisation de leur temps », écrit-il. Plus récemment, un article publié sur un site carrière très fréquenté révélait que Bill Gates et Elon Musk pratiquaient tous deux des formes de time blocking soutenant le volume « monstrueux » de leurs réalisations.
En d’autres termes, il s’agit de l’une des techniques appliquées depuis des années et avec succès par des as de la productivité. Ce planner est là pour vous aider à suivre leurs traces en vous fournissant les outils dont vous avez besoin pour imaginer et adopter un emploi du temps efficace qui vous est propre. Il n’a pas vocation à remplacer votre agenda. Je suppose que vos réunions et autres rendez-vous sont déjà centralisés ailleurs, par exemple dans le calendrier numérique partagé que de plus en plus d’entreprises demandent à leur personnel d’utiliser. Certes, vous reporterez dans votre emploi du temps journalier les événements inscrits dans cet agenda, mais ils ne sont pas destinés à y rester.
De même, ce planner n’a pas été conçu pour que vous y notiez de façon permanente les diverses tâches dont vous avez actuellement la charge. De nos jours, le travailleur du savoir doit assumer à tout moment plusieurs centaines de responsabilités de ce genre : il n’est tout simplement pas pratique d’en assurer le suivi dans un carnet papier qui sera remplacé plusieurs fois par an. Dans ce planner, vous noterez, à partir du système que vous préférez, certaines tâches bien précises dans votre planning journalier, mais ce n’est pas le premier endroit où vous consignerez vos divers rendez-vous.
Le Deep Work Planner vise un objectif plus ciblé, pour vous aider à tirer le meilleur parti du temps et de l’attention que vous pouvez consacrer chaque jour à votre travail. Vous savez déjà ce que vous devez faire. Ce planner vous aide à en faire plus tout en y mettant davantage d’intention que vous ne le penseriez possible. Mais arrêtons là ce préambule et entrons dans les détails pratiques.
Cal Newport
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